2.1. Bewaar alle bonnetjes
Een paar uitzonderingen daargelaten (zoals bij was- en droogbeurten, vaatwasser en mee-eten met het gezin) moet u voor elke euro die u als kosten wilt aftrekken een bonnetje of een factuur laten zien aan de belastingdienst. Zonder bon of factuur accepteert de belastingdienst geen aftrek.
U moet derhalve al uw bonnetjes en facturen goed bewaren. Het meest simpel is om deze bonnetjes direct in een ordner te doen. U bent ook als ondernemer wettelijk verplicht om uw administratie gedurende 7 jaar te bewaren.
Het is verstandig om kassabonnen van bijvoorbeeld de supermarkt te kopiëren op een A-4 en vervolgens samen met het A-4 in de ordner te doen, omdat deze bonnetjes namelijk snel kunnen vervagen. Scannen van de bonnetjes is natuurlijk ook goed. Wel is dan aan te raden om een (externe) back-up te maken. Immers computers kunnen crashen.
2.2. Aparte rekening voor uw zakelijke uitgaven
Het is handig indien u een aparte rekening (liefst een aparte zakelijke rekening) opent voor uw zakelijke uitgaven. Met de bijbehorende betaalpas kunt u dan bijvoorbeeld in de winkel apart afrekenen voor de aankopen voor uw gastouderopvang en voor de aankopen voor u persoonlijk.
2.3. Invoeren in Excel of speciale boekhoudmodule
Om zelf een goed overzicht en inzicht te krijgen in de financiële kant van uw onderneming is het aan te raden om de fiscale aftrekbare bedragen direct in te voeren in een Exel bestand of in een speciale boekhoudmodule (eenvoudig en simpel in gebruik), die De Kroon Adviseurs heeft ontwikkeld voor gastouders.
2.4. Verzorging aangifte inkomstenbelasting
De gegevens die u invoert in uw Excel programma of in onze boekhoudmodule voor gastouders, worden gebruikt voor de verzorging van uw aangifte inkomstenbelasting. Voor ondernemers heet dit een winstaangifte (W-biljet). Laat uw winstaangifte verzorgen door een boekhouder of belastingadviseur, die gespecialiseerd is in de fiscaliteit van gastouders. Een deskundig adviseur die precies weet aan welke voorwaarden u als gastouder moet voldoen om als ondernemer aangemerkt te worden en op welke ondernemersfaciliteiten u recht heeft.
Voor de winstaangifte zijn de volgende gegevens van belang:
- De opdrachtovereenkomsten tussen u en de vraagouder
- De bemiddelingsovereenkomst(en) tussen u en het bemiddelingsbureau
- De jaaropgaven van het bemiddelingsbureau op basis van gefactureerde omzet
- Een overzicht van fiscale aftrekbare kosten (zie onderdelen 3 en 4)
Deze kosten verminderen uw winst en leveren u dus een belastingbesparing op
- Een overzicht van de door u gedane investeringen. Dit kan van belang zijn voor toepassing van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) (zie onderdelen 5 en 6) ·
- Een overzicht van de totaal aan uw zorgonderneming bestede (klok)uren . Deze zijn van belang voor toepassing van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek.
Voor de overige gegevens die wij nodig hebben voor de verzorging van uw aangifte kunt u onze checklist Inkomstenbelasting downloaden van onze website